Gestión de proyectos Agile y Scrum: una selección de plataformas útiles

Muchos de los equipos de desarrollo de grandes empresas y startups utilizan metodologías Agile y Scrum para el lanzamiento de proyectos digitales. El objetivo es agilizar al máximo los procesos, llegar lo antes posible a Productos Mínimos Viables y reducir los costes finales que conllevan la gestión y el desarrollo de software: puede ser una aplicación móvil, un CRM…

En estos grupos de trabajo suele ser habitual el uso de plataformas de gestión de proyectos, donde se comparten prototipos, se intercambian opiniones, se fijan reuniones, se debaten incidencias… Son herramientas de enorme utilidad.

Algunas de estas plataformas son Jira Software, Basecamp, Trello, Assembla, Asana, LeanKit y, por último pero no menos importante, Google Drive. En este caso, no es exactamente una herramienta de gestión de proyectos, pero su variedad de funcionalidades y su capacidad para compartir documentos en la nube la convierte en una gran solución de trabajo colaborativo. Todas ellas cumplen sobradamente con todos los conceptos clave de los principios agile y scrum. Pero, ¿qué son exactamente las metodologías Agile y Scrum que inspiran estos software? 

Scrum es una metodología ágil y flexible de desarrollo de software y proyectos digitales que se apoya firmemente en el trabajo en equipo. El objetivo es escalonar en entregas o sprints pequeños componentes del desarrollo final hasta que se pueda lanzar un producto mínimo viable. Es un método de trabajo colaborativo bastante eficaz para el control de los costes, el tiempo, la obtención de resultados rápidos en entornos volátiles, con enorme exigencia en campos como la innovación o la estrategia. Ser flexibles para llegar a las metas marcadas en el retorno sobre la inversión (ROI). Si las entregas se eternizan, los costes impiden cumplir ese ROI.

Una gran mayoría de equipos que hacen Scrum usan estas herramientas:

1.    Jira Software

Jira se ha convertido en uno de los gestores de proyectos más utilizados del mercado. Es una solución simple, con una curva de aprendizaje relativamente pequeña pero sin perder la potencia necesaria para dirigir grandes proyectos de desarrollo de software. Jira dispone de notificaciones vía correo electrónico, posibilidad de adjuntar documentación (prototipos de UX, por poner un ejemplo), filtros, sistema de búsqueda basado en lenguaje natural, extensible y de fácil integración con casi todos los sistemas o bases de datos. 

Estas son algunas de las funcionalidades de Jira: 

– Tableros de Scrum: los miembros de un equipo agile pueden configurar sus propios paneles para llevar un control de las tareas por hacer, las que se encuentran en proceso o aquellas que ya están finalizadas. Todas estas tareas pueden ir asociadas a una fecha de entrega y a perfiles de   usuario. 

– Tableros de Kanban: permiten que el equipo agile tenga siempre una visión global de los distintos sprints y el estado de las tareas fijadas en ese tablero. 

– Tableros de Kanban: permiten que el equipo agile tenga siempre una visión global de los distintos sprints y el estado de las tareas fijadas en ese tablero.

– Informes de sprints: muestran la lista de tareas por cada sprint. Este tipo de informes suelen ser habituales cuando en un proceso scrum se hace una retrospectiva, que permite revisar dónde y cuándo se han producido errores al final del proceso (normalmente retrasos que afectaron a la calidad del software) o en los controles del proceso a mediados de cada sprint. 

– Herramienta extensible gracias a una API en Java bien documentada. 

– Solución que puede integrarse con facilidad en otros sistemas o plataformas porque está desarrollada en HTML, lo que permite su visualización en navegadores, lectores RSS o Excel y el envío por correo. 

    2. Basecamp 3

Otro de los gestores de proyectos agile mejor valorados por la comunidad scrum es Basecamp, una herramienta que permite un uso cómodo tanto en escritorio como en dispositivos móviles. Actualmente ya dispone de la tercera versión: Basecamp 3. El gestor se divide en varios apartados con distintas funcionalidades: backlog de tareas por hacer; foro para intercambio de opiniones; agregador de documentos y archivos; un calendario y todo lo relacionado a mensajes privados y notificaciones.

¿Qué puede hacer cualquier jefe de proyectos con Basecamp?

1.     Backlog de tareas por hacer:

  –     Ordenar la tareas en listas. Es posible establecer fechas de vencimiento de esas tareas e incluso intervalos de ejecución. El orden de prioridad de esas tareas se puede alterar sobre la marcha.

  –     Capacidad para asignar tareas a una o varias personas por sprint.

  –     Posibilidad de añadir notas, comentarios, archivos en cada tarea.

  –     Dos formas de visualización: lista tradicional o tarjeta resumen.

2.     Foro de intercambio de ideas:

  –     Cada idea y comentario se puede ver por el resto de miembros.

  –     Cada tema tiene su propia página, que permite tener todos los comentarios o ideas entorno a un tema de forma ordenada. Esto es importante porque facilita tener documentada cada opinión personal.

  –     Se pueden adjuntar imágenes (mockups o prototipos) en cada hilo de discusión dentro del foro, asociados cada uno a una tema o tarea. 

3.      Agregador de documentos:

  –     Función de arrastrar y soltar para añadir archivos.

  –    Reordenación de archivos con la misma función drag & drop.

  –     Los miembros del grupo pueden comentar cada archivo por separado. Es importante para hacer propuestas en torno a informes de estrategia o documentación habitual de diseño como prototipos.

  –     Integración sencilla con Google Docs.

  –     El agregador permite documentar cada archivo y la propia evolución en los cambios desde el comienzo hasta el final. Gran funcionalidad. 

3. Trello

Trello es el gestor de proyectos más parecido a Jira y también más ajustado a lo que sería un tablero en Kanban típico de una metodología scrum. Los miembros pueden generar columnas donde paquetizar procesos de trabajo como ideas, lista de tareas por hacer, tareas en progreso y tareas finalmente realizadas.

De Trello siempre se escucha lo mismo: no es un gestor con grandes recursos, pero sencillo y con todo lo necesario para desempeñar una buena gestión de proyectos. Se pueden cargar archivos desde el escritorio, se integra con otras herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive, Dropbox, Box y Microsoft OneDrive. Se pueden añadir listados de tareas, etiquetas, fechas de vencimiento y ejecución… 

Trello permite incorporar comentarios y archivos adjuntos en cada una de esas tareas. También dispone de la posibilidad de hacer comentarios en las tareas y en cada uno de los documentos o archivos que cada miembro adjunte al panel. Además ofrece a la derecha un menú desplegable con la relación de miembros del tablero de Kanban y también cada detalle de la actividad vinculada a las tareas. 

4. Assembla

Assembla también es un tablero de Kanban típico, con columnas verticales donde cada miembro puede interactuar con ideas, tareas por hacer, tareas en progreso y tareas finalizadas, adjuntar archivos de todo tipo y realizar comentarios en línea. Ofrece de la posibilidad de recibir alertas vinculadas a las tareas y notificar vía correo electrónico cualquier detalle o petición a los miembros del equipo agile.

Asembla dispone de una API REST para desarrolladores que facilita su integración con aplicaciones externas, basada en un protocolo de autenticación OAuth 2. Este gestor de proyectos se puede integrar con infinidad de plataformas y servicios, uno de ellos Google Apps y todo el marco de trabajo colaborativo en la nube Google Drive, o con la plataforma para desarrollo de código abierto y de espíritu colaborativo GitHub. Aquí está el listado completo.