Los departamentos de tesorería de las empresas necesitan una actualización permanente y fiable de la situación real de su liquidez. Es más, precisan conocer si el estado actual de sus registros contables se corresponde con la realidad, para lo cual es imprescindible recibir periódicamente información de los bancos sobre los saldos y movimientos de sus cuentas.
Este proceso se realiza mediante el envío y recepción de los extractos bancarios que, generalmente, se ejecuta de forma automática a través de redes SWIFT y P2P entre el sistema de gestión empresarial de la compañía (su ERP) y el banco. En la actualidad, esta comunicación es fundamental para que las empresas puedan garantizar la integridad de la información de su tesorería.
¿Qué son los extractos bancarios?
El extracto bancario es un documento bancario que refleja tanto el saldo como la relación de movimientos que ha tenido una cuenta bancaria en un momento de tiempo determinado. En las empresas que tienen implementado un sistema de recepción de extractos, esta información se recibe normalmente a la mañana siguiente y contiene todos los datos del día anterior.
Los extractos bancarios cuentan con la información suficiente para conocer el tipo de operación que se ha realizado. Los datos que vienen reflejados en el extracto son, como mínimo, los siguientes:
- Fecha de la operación: es la fecha en la que se ha realizado el cargo o el abono correspondiente en la cuenta bancaria y cuándo el banco ha registrado el movimiento.
- Fecha valor de la operación: a diferencia de la anterior, es la fecha en la que realmente se hace efectivo el movimiento, y no tiene por qué coincidir con la fecha de la operación. Por ejemplo, en el caso de las transferencias, la fecha valor será el momento en el cual su receptor pueda utilizar el dinero.
- Concepto de la operación: indica si el movimiento es positivo o negativo, y el tipo de operación realizado. Este campo contiene toda la información relevante sobre el movimiento, por ejemplo, si se ha realizado para el pago de una factura, si se trata del cobro de alguna comisión, etc.
- Importe de la operación: la cuantía de la operación en la moneda en la cual esté denominada la cuenta.
- Saldo disponible: el saldo de la cuenta una vez deducidos los importes negativos y sumados los importes positivos.
La conciliación bancaria: ¿por qué es tan importante recibir la información de los extractos?
Para los autónomos y las empresas, los extractos bancarios son una forma de verificar que los movimientos están efectivamente contabilizados en sus sistemas de gestión y que no hay errores.
Este proceso es conocido como conciliación bancaria, y normalmente está automatizado en los sistemas ERP. Con el extracto bancario por un lado y con la información de la contabilidad de la empresa por otro, se pueden comparar los apuntes fácilmente y detectar si ha habido algún error o duplicado. Además, la conciliación bancaria permite identificar si el banco ha aplicado algún tipo de gasto adicional en alguno de los movimientos bancarios, reconocerlo y contabilizarlo.
Tiene las siguientes ventajas:
- Ayuda a detectar errores de una forma ágil. El extracto bancario es la información más fiable de la tesorería de la empresa, porque en él están reflejados la totalidad de los movimientos de una o varias cuentas bancarias. Es fácil identificar si hay algún tipo de información que falta o si hay algún dato incorrecto.
- Permite confirmar si se han producido los cobros y pagos. Toda la información del flujo de caja de la empresa viene reflejada en los extractos, lo que permite confirmar si una determinada operación comercial ya ha sido abonada por un cliente o pagada a un proveedor.
- Ayuda a identificar comisiones y otros gastos asociados con las cuentas bancarias. Este tipo de movimientos viene reflejado en los extractos, de manera que es fácil saber si una determinada cuenta tiene asociado un gasto o comisión de la que no éramos conscientes.
Las principales normas de los extractos bancarios
Normalmente, tanto el proceso de recepción de extractos como su posterior conciliación bancaria se realiza de forma automática y periódica a través de los ERP, siguiendo unos estándares predefinidos por las principales asociaciones de banca, en función del banco y de si la entidad es nacional o extranjera. Los principales estándares utilizados en España para la recepción de extractos son la AEB 43 y la MT940.
Norma AEB 43
La norma 43 (o AEB 43) es un estándar bancario para la recepción de extractos definida por la Asociación Española de Banca (AEB). Es solo aplicable a las entidades españolas.
Se trata de un fichero estructurado en varios registros donde vienen reflejados cada uno de los movimientos efectuados en una o varias cuentas corrientes, pertenecientes siempre a una misma entidad.
Norma MT940
El formato MT940 es un estándar internacional para la recepción de extractos bancarios en formato electrónico. Es el formato utilizado, entre otros, por los países pertenecientes al área SEPA.
Al igual que el AEB 43, el MT940 contiene la información de los movimientos de todas las cuentas bancarias pertenecientes a una misma entidad. Además, realiza algunas comprobaciones adicionales, como que el número de extracto sea correlativo con respecto al del día anterior y que el saldo inicial del extracto de ese día sea igual al saldo final del extracto del día anterior.
Las APIs de tesorería como solución para integrar los extractos bancarios
Los actuales modelos de recepción de extractos envían la información al ERP de forma periódica, normalmente una vez al día. En consecuencia, la conciliación bancaria se tiene que realizar también una vez al día. Esta situación provoca que los departamentos de tesorería de las empresas no tengan una imagen actualizada de su situación de liquidez. Tienen que esperar al día siguiente para conocer si sus estados de tesorería son reales o no.
Las APIs de tesorería solucionan este tipo de problemas. Los tesoreros pueden descargar el extracto de las cuentas de su empresa con los saldos y movimientos del periodo que se predefina, en tiempo real y con una conexión automática con el ERP para que este, a su vez, se encargue de realizar la conciliación bancaria. De esta manera, disponen de una imagen real y en todo momento de la situación de su tesorería para tomar decisiones.
Además, las APIs proporcionan soluciones sencillas y asequibles, entre otras cosas porque su infraestructura es simple y contiene todas las especificaciones necesarias para desarrollar las aplicaciones. De esta manera, el ERP puede integrar la información bancaria con desarrollos a medida y mucho menos complejos, lo que permite ahorrar costes de implementación. Se trata, por tanto, de una solución que pueden aprovechar todo tipo de empresas, desde las grandes corporaciones hasta las pymes más pequeñas.
En definitiva, las APIs facilitan el proceso de recepción de extractos y la integración de estos con el ERP para la realización del resto de procesos relacionados con la tesorería. Una de ellas es la API de BBVA Business Accounts, que permite integrar automáticamente en los sistemas de tu empresa, el extracto de cuenta de las cuentas que tengas asociadas en tu BBVA Net Cash, en el formato estándar del mercado AEB43.
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