Extractos bancarios: ¿Qué son y cómo gestionarlos en una empresa?

Los departamentos de tesorería de las empresas necesitan una actualización permanente y fiable de la situación real de su liquidez para gestionar los gastos de una empresa. Por ello es imprescindible solicitar y recibir los extractos bancarios.

Este proceso se realiza mediante el envío y recepción de los extractos de cuentas bancarias que, generalmente, se ejecuta de forma automática a través de redes SWIFT y P2P entre el sistema de gestión empresarial de la compañía (su ERP) y el banco.

¿Qué es un extracto bancario y para qué sirve?

El extracto bancario es un documento bancario que refleja tanto el saldo como la relación de movimientos que ha tenido una cuenta bancaria en un momento de tiempo determinado. En las empresas que tienen implementado un sistema de recepción de extractos, esta información se recibe normalmente a la mañana siguiente y contiene todos los datos hasta el día anterior, por lo que es fundamental para controlar los gastos y la economía de un negocio.

¿Qué información tienen los extractos de cuenta bancaria?

Los extractos bancarios cuentan con la información suficiente para conocer el tipo de operación que se ha realizado. Hay multitud de soluciones financieras que contemplan los datos bancarios para mejorar la gestión empresarial. Los datos que vienen reflejados en el extracto son, como mínimo, los siguientes:

• Fecha de la operación: es la fecha en la que se ha realizado el cargo o el abono correspondiente en la cuenta bancaria y cuándo el banco ha registrado el movimiento.
• Fecha valor de la operación: a diferencia de la anterior, es la fecha en la que realmente se hace efectivo el movimiento, y no tiene por qué coincidir con la fecha de la operación. Por ejemplo, en el caso de las transferencias, la fecha valor será el momento en el cual su receptor pueda utilizar el dinero.
• Concepto de la operación: indica si el movimiento es positivo o negativo, y el tipo de operación realizado. Este campo contiene toda la información relevante sobre el movimiento, por ejemplo, si se ha realizado para el pago de una factura, si se trata del cobro de alguna comisión, etc.
• Importe de la operación: la cuantía de la operación en la moneda en la cual esté denominada la cuenta.
• Saldo disponible: el saldo de la cuenta una vez deducidos los importes negativos y sumados los importes positivos.

Tipos de extractos bancarios

Existen diversos tipos de extractos bancarios que se adaptan a las necesidades financieras tanto de individuos como de empresas. A continuación, se presentan los principales:

• Extracto de cuenta de ahorros o cuenta corriente: este tipo de extracto es el más común y utilizado en empresas  ya que permite un control efectivo del flujo de caja. Proporciona un resumen detallado de todas las transacciones realizadas en la cuenta, incluyendo depósitos, retiradas de efectivo, transferencias y cargos por servicios. 
• Extracto de un fondo de inversión: ofrecen un resumen de las inversiones realizadas, incluyendo el rendimiento del fondo, las transacciones de compra y venta de participaciones, y cualquier ganancia o pérdida obtenida. Estos extractos permiten monitorear y evaluar el desempeño de sus inversiones a lo largo del tiempo.
• Extractos de tarjetas de crédito: estos extractos detallan todas las transacciones realizadas con la tarjeta durante un período específico, incluyendo compras, pagos, intereses y cargos adicionales. Ayudan a los usuarios de tarjetas de crédito a seguir sus gastos, gestionar su deuda y detectar cualquier transacción no autorizada.

¿Por qué son importantes los extractos bancarios en la gestión de gastos de una empresa?

Para los autónomos y las empresas, los extractos bancarios son una forma de verificar que los movimientos están efectivamente contabilizados en sus sistemas de gestión de tesorería y que no hay errores. 

Este proceso es conocido como conciliación bancaria, y normalmente está automatizado en los sistemas ERP. Con el extracto bancario por un lado y con la información de la contabilidad de la empresa por otro, se pueden comparar los apuntes fácilmente y detectar si ha habido algún error o duplicado. A la hora de gestionar la tesorería de un negocio, la conciliación bancaria presenta las siguientes ventajas:

• Ayuda a detectar errores de una forma ágil: El extracto bancario es la información más fiable de la tesorería de la empresa, porque en él están reflejados la totalidad de los movimientos de una o varias cuentas bancarias.
• Controlar y prevenir fraudes:  Los extractos bancarios permiten a las empresas revisar regularmente todas las transacciones realizadas y detectar cualquier actividad sospechosa o no autorizada, así como errores bancarios. Esto ayuda a identificar fraudes  y a tomar medidas preventivas.
• Planificación financiera y presupuestaria: Al tener un registro detallado de todos los movimientos financieros, las empresas pueden analizar sus patrones de gasto e ingreso, lo que les permite hacer proyecciones financieras más precisas y establecer presupuestos más ajustados a la realidad.

¿Cómo mejorar las gestiones bancarias y financieras de una empresa gracias a las APIs?

Las APIs de tesorería solucionan los principales problemas de los actuales modelos de recepción de extractos al proporcionar la integración en tiempo real con los sistemas ERP, automatización de procesos, mejorar la seguridad y realizar análisis más profundos. Estas tecnologías permiten agilizar la conciliación bancaria y optimizar la gestión de tesorería de varias formas:

• Integración en ERPs: Las APIs permiten una integración directa y en tiempo real de los extractos bancarios con los sistemas ERP, eliminando la necesidad de esperar a la actualización diaria de datos. Esto proporciona a las empresas, una imagen actualizada y precisa de su situación de liquidez en cualquier momento.
• Automatización de procesos: Con el uso de APIs, muchas tareas manuales se automatizan, reduciendo errores humanos y ahorrando tiempo. La automatización facilita el seguimiento y la gestión de las transacciones financieras.
• Mejora de  la seguridad: Las APIs aseguran que los datos se transmitan de manera segura y cifrada, reduciendo el riesgo de fraudes y accesos no autorizados. Además, permiten implementar controles adicionales y monitoreo continuo de las transacciones.

• Más prevención y control: Al integrar datos en tiempo real, las APIs permiten realizar análisis más detallados y precisos. Las empresas pueden utilizar estas capacidades para detectar patrones, prever tendencias y tomar decisiones estratégicas basadas en datos concretos.

En este sentido, las APIs proporcionan soluciones sencillas y asequibles que pueden aprovechar todo tipo de empresas, desde las grandes corporaciones hasta las pymes más pequeñas. APIs como Reconciliation, permiten acceder de forma inmediata a los movimientos de cuentas bancarias y su información, así como operar y automatizar acciones, sin salir de tu sistema de gestión interno o ERP.

Las principales normas de los extractos de cuentas bancarias

Normalmente, tanto el proceso de recepción de extractos como su posterior conciliación bancaria se realiza de forma automática y periódica a través de los ERP, siguiendo unos estándares predefinidos legalmente. Los principales estándares utilizados en España para la recepción de extractos son la AEB 43 y la MT940.

La Norma 43, ¿cómo afecta a los extractos bancarios?

La norma 43 o cuaderno 43 (o AEB 43) es un estándar bancario para la recepción de extractos definida por la Asociación Española de Banca (AEB). Es solo aplicable a las entidades españolas.

Se trata de un fichero estructurado en varios registros donde vienen reflejados cada uno de los movimientos efectuados en una o varias cuentas corrientes, pertenecientes siempre a una misma entidad.

El formato MT940, ¿para qué sirve?

El formato MT940 es un estándar internacional de informe de estado de cuenta para la recepción de extractos bancarios en formato electrónico. Es el formato utilizado a nivel internacional por los bancos para comunicar información sobre las transacciones en las cuentas de sus clientes. 

Al igual que el AEB 43, el MT940 contiene la información de los movimientos de todas las cuentas bancarias pertenecientes a una misma entidad. Además, realiza algunas comprobaciones adicionales, como que el número de extracto sea correlativo con respecto al del día anterior y que el saldo inicial del extracto de ese día sea igual al saldo final del extracto del día anterior.

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