Así puedes gestionar los cobros de tus clientes sin fricciones

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APIs , Cobros , ERP / 05 septiembre 2020
Así puedes gestionar los cobros de tus clientes sin fricciones
Así puedes gestionar los cobros de tus clientes sin fricciones

BBVA API Market

La gestión de cobros es una de las funciones más importantes de los departamentos de tesorería de todas las empresas, tanto grandes como pequeñas, e independientemente del sector en el que operen. A través de esta importante función se recauda el dinero que proviene de las transacciones comerciales de la compañía y se decide para qué se utiliza esta liquidez.

Se trata, por tanto, del área encargada de ordenar, planificar y controlar que los cobros de las facturas se reciben en tiempo y forma, evitando que se produzcan errores y reclamando aquellas facturas que no se hayan abonado en tiempo y forma. Un departamento muy sensible que es necesario controlar sin fricciones, para lo cual es importante que se gestione de manera adecuada.

¿Por qué es tan importante la gestión de los cobros?

La gestión de cobros pretende controlar los recursos económicos que la empresa necesita para acometer sus inversiones, abonar las deudas pendientes o para satisfacer sus compromisos de pago (como nóminas, impuestos, etc.).

Sin esta importante función, una empresa podría encontrarse con problemas de liquidez que pudiesen abocarla incluso a una suspensión de pagos, especialmente si no se controlan las operaciones más sensibles y con más riesgo de convertirse en morosidad.

Además, una gestión eficiente de los cobros tendrá un enorme beneficio sobre la rentabilidad de la empresa. Al tener una mayor previsión de liquidez a medio y largo plazo, los tesoreros pueden prever con antelación las necesidades de financiación futuras, y así optimizar los recursos, reduciendo de esta manera los gastos financieros y mejorando la rentabilidad para los inversores.

La mejora de la gestión de cobros a nivel Europeo con SEPA

La puesta en marcha de la Zona Única de Pagos en Europa (SEPA) en 2015 mejoró la gestión de algunas de las principales operaciones de cobros, entre los cuales se encuentran los adeudos domiciliados, una de las operaciones de cobros y pagos más habituales. Se basa en una orden de domiciliación o mandato, mediante el cual el deudor (pagador) autoriza al acreedor (beneficiario) a realizar en una cuenta de su titularidad los cobros y abonos necesarios para proporcionar un servicio.

Gracias a la entrada en vigor SEPA, la presentación de recibos domiciliados a cualquier entidad financiera europea de la zona única de pagos en euros se hace con la misma agilidad, costes y seguridad que las que se realizan a nivel nacional. Además, es una herramienta fundamental para reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para reclamar los pagos retrasados y conciliar los pagos, ya que puede integrarse perfectamente en los sistemas empresariales de la mayoría de empresas.

Está diseñada para una gestión de cobros periódica, como por ejemplo el abono de cuotas, en academias, colegios, gimnasios y, en general, en cualquier negocio que realice cobros periódicos de cuotas fijas. En este caso, el cliente autoriza, a través del mandato SEPA, al cobro del servicio a través de su cuenta bancaria. Pero también puede servir como método de cobro para operaciones esporádicas.

No obstante, su uso no es útil para todo tipo de operaciones, ya que los cobros por adeudo domiciliado SEPA no son inmediatos, ni siquiera en los esquemas B2B más rápidos. Por ejemplo, en el caso de las transacciones que requieren una liquidación inmediata, el uso del adeudo domiciliado no está recomendado, y la empresa deberá recurrir a otro tipo de medio de pago, como las transferencias bancarias.

La gestión de cobros en un ERP

La digitalización de las empresas se ha aplicado también en la gestión de cobros. Generalmente, a través de un programa de gestión empresarial (ERP), la empresa puede controlar todos los pagos pendientes por parte de los clientes, para lo cual es importante que se emitan las facturas correspondientes y hacer el correcto seguimiento para garantizar su cobro en tiempo.

Normalmente, los procesos de cobros a través de adeudos domiciliados pueden automatizarse gracias a la comunicación bancaria. Las empresas disponen de los mandatos de sus clientes almacenados en el sistema, con una fecha de validez del contrato hasta la cual el cliente autoriza la domiciliación de sus facturas en su cuenta corriente.

Este proceso finaliza cuando se realiza la conciliación, momento en el cual la empresa registra y contabiliza toda la información sobre sus cobros, especialmente aquellos que se han abonado por otros medios no contemplados en el ERP, y sabe de antemano si todas las facturas pendientes están cobradas o no.

Cómo gestionar los cobros de tus clientes con una API

En la actualidad, la comunicación bancaria se suele realizar mediante redes P2P entre el banco y el sistema ERP de la empresa. Se trata de un proceso en el cual la empresa emite un fichero con un estándar determinado (por ejemplo, en el caso de los adeudos domiciliados, se utiliza el cuaderno 19) al banco, que procesa esta información y ejecuta la operación. Este proceso se lanza un número determinado de veces al día, dependiendo de las necesidades del negocio, y el banco responde con la autorización de la transacción.

Sin embargo, con la apertura de las API bancarias, el proceso se ha agilizado de forma significativa, haciendo que toda la información sobre los cobros (y también los pagos) fluyan de manera ágil y rápida, incluso en tiempo real. Además, este tipo de interfaces pueden integrarse de forma estandarizada y rápida en los ERP de las empresas, lo que servirá para reducir los costes operativos y para agilizar los procesos, y está pensado incluso para pequeñas empresas que no tienen una capacidad financiera tan grande como para poder recurrir a un sistema ERP de gran entidad.

Por ejemplo, gracias a Business Collections de BBVA puedes confirmar en tiempo real el pago de tus clientes a través de tu convenio CIE. Así, puedes agilizar los procesos que redunden en un aumento de la satisfacción de tus clientes, como para entregarles una mercancía o reactivar servicios suspendidos. También puedes mostrar el adeudo para facilitar su cobranza al momento.

Ventajas de utilizar las API para la gestión de cobros

Las ventajas de utilizar las API para la gestión de cobros son evidentes:

En definitiva, la gestión de cobros se ha convertido en un proceso fundamental de todas las empresas, con independencia de su tamaño. Por esta razón, es importante que la información esté disponible de manera ágil, sin fricciones y con los mínimos errores posibles. Y, en estas circunstancias, las API son la herramienta ideal para conseguirlo.

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