BBVA API Market
Las APIs pueden ser un gran apoyo a la hora de automatizar procesos empresariales
Las empresas, a menudo con foco en las PYMES, dedican demasiadas horas-persona a procesos empresariales que consumen un tiempo precioso, incurriendo con ello en errores que una máquina jamás tendría. ¿Cómo puede la automatización de procesos empresariales (BPA) ayudar a estas empresas? ¿Es posible hacer uso de APIs para BPA?
La automatización de procesos empresariales (BPA por sus siglas en inglés Business Process Automation) consiste en el uso de software para automatizar operaciones repetibles, tal y como señalan desde Red Hat; desplazar flujos de trabajo susceptibles a errores humanos hacia la automatización (Microsoft) y “usar software y tecnologías para automatizar los procesos y funciones de negocio con el fin de lograr objetivos organizativos definidos” (SAP).
Todas las definiciones de automatización de procesos empresariales gravitan en torno a la idea de digitalizar procesos repetitivos en los que se pierden horas humanas y que, además, resultan altamente propensos a los errores.
El objetivo de la automatización de procesos empresariales es optimizar los flujos de trabajo, mejorar su eficiencia, reducir sus errores, reducir su coste e incluso obtener información que poder transformar en conocimiento gracias a mejores interpretaciones de los datos.
Existen varias formas de clasificar los procesos de automatización. Según IBM, los tipos son:
Cuando se habla de automatizar procesos es necesario desmigar, para cada puesto de trabajo y habilidades, cada una de las tareas que realizan los trabajadores. Por ejemplo, ‘contestar al teléfono’, ‘escuchar’ y ‘transcribir’ son tres procesos diferentes todos ellos necesarios para registrar la información de una llamada. Algunos ejemplos de automatización de procesos son:
Mediante tecnología como OCR. Esta automatización facilita el trasvase de documentación física a información digital.
Ya sea de forma rígida (por ejemplo, por nombre o tipo), mediante información presente dentro del documento como alguna fecha, o de forma contextual, ‘entendiendo’ lo que contiene.
En función de otros campos o información, como pueda ser el operario que maneja una máquina o la fecha.
Como por ejemplo que un tipo de software determine qué transportista hará qué ruta de reparto, o cómo cambiará esta al añadir un paquete más, de forma optimizada. Este es un ejemplo de BPA que directamente resulta inviable para los humanos.
La BPA puede determinar qué técnico está más capacitado para resolver cierta tarea, aprendiendo de entregas previas y su índice de errores. En estos casos se automatiza la gestión.
En función de su coste-beneficio, por poner alguna métrica. Ante una demanda inviable de ser resuelta por la empresa, esta puede optar aquellos trabajos más rentables.
Mediante software que genere, envíe y archive las facturas, así como verifique el ingreso en cuestión.
En función de campañas previas, de modo que el sistema pueda elegir a quién enviar qué contenido y cuándo resulta óptimo.
Con las dudas más frecuentes, aunque dando siempre la posibilidad de conectar con una persona debido a las limitaciones de estos sistemas con información no estructurada.
Mediante software que ayude a clasificar cartas de presentación. Como con los chatbots, aquí seguirá siendo necesaria la mano humana.
La automatización de procesos empresariales aporta ventajas competitivas de importancia, entre las que se tienen:
La automatización de procesos empresariales es una herramienta poderosa para mejorar la competitividad y la innovación de una organización. Sin embargo, requiere de una planificación y una implementación adecuadas, así como de un seguimiento y una evaluación constantes.
Al igual que ocurre con otros conceptos como la digitalización o el uso de tecnología, antes de automatizar procesos empresariales resulta imperativo tener un objetivo claro sobre el papel, a ser posible elaborado en una memoria de proyecto que incluya:
Una pequeña guía para automatizar procesos de negocio con éxito podría incluir los siguientes pasos:
Al analizar los flujos de trabajo, detectar aquellas actividades que consumen más tiempo o generan más problemas.
No todos los BPA son iguales. Algunos se integran mejor con el software de gestión integrada (ERP) y el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), otros están diseñados para la robótica de procesos (RPA), algunas funcionan mediante APIs, etc.
Se debe realizar un plan de pruebas y escalado, de capacitación y de seguimiento para garantizar su correcto funcionamiento.
Toca responder sobre la tecnología implantada. ¿Hay que cambiarla? ¿Desescalarla hasta corregir fricciones? ¿Darle el impulso final?
¿Pueden ayudar las APIs a automatizar procesos de negocio como los que se han visto en este artículo? Lo cierto es que son herramientas ideales para la automatización de procesos que involucran múltiples sistemas, servicios o plataformas, ya que eliminan la necesidad de realizar tareas manuales o repetitivas.
Las APIs se pueden usar para la automatización de procesos, desde integrar datos de diferentes fuentes a automatizar tareas de marketing, administrativas o de captación de clientes.
Algunos ejemplos de este tipo de APIs lo vemos en BBVA API_Market, donde se tienen herramientas que permiten al cliente compartir sus datos (Customers), confirmar la disponibilidad de fondos (Funds Confirmation PSD2) o contar con la automatización de cálculo y concesión de préstamos en la compra de un coche (Auto Loan).
Cada una de las APIs pueden funcionar de forma autónoma y aislada, o hacerlo de manera conjunta e integrada en diferentes sistemas del cliente. Esta opción, claro, es la más recomendable para aprovechar el potencial de esta tecnología de cara a la automatización.
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Una API es el mecanismo más útil para conectar dos softwares entre sí para el intercambio de mensajes o datos en formato estándar como XML o JSON. Así es como se convierte en un instrumento para buscar ingresos, abrirse al talento, innovar y automatizar procesos.
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