Qué es y para qué sirve la automatización de procesos empresariales

Las APIs pueden ser un gran apoyo a la hora de automatizar procesos empresariales

Las empresas, a menudo con foco en las PYMES, dedican demasiadas horas-persona a procesos empresariales que consumen un tiempo precioso, incurriendo con ello en errores que una máquina jamás tendría. ¿Cómo puede la automatización de procesos empresariales (BPA) ayudar a estas empresas? ¿Es posible hacer uso de APIs para BPA?

¿Qué es la automatización de procesos empresariales?

La automatización de procesos empresariales (BPA por sus siglas en inglés Business Process Automation) consiste en el uso de software para automatizar operaciones repetibles, tal y como señalan desde Red Hat; desplazar flujos de trabajo susceptibles a errores humanos hacia la automatización (Microsoft) y “usar software y tecnologías para automatizar los procesos y funciones de negocio con el fin de lograr objetivos organizativos definidos” (SAP).

Todas las definiciones de automatización de procesos empresariales gravitan en torno a la idea de digitalizar procesos repetitivos en los que se pierden horas humanas y que, además, resultan altamente propensos a los errores.

El objetivo de la automatización de procesos empresariales es optimizar los flujos de trabajo, mejorar su eficiencia, reducir sus errores, reducir su coste e incluso obtener información que poder transformar en conocimiento gracias a mejores interpretaciones de los datos.

Tipos de automatización, ¿dónde se encuentra la BPA?

Existen varias formas de clasificar los procesos de automatización. Según IBM, los tipos son:

1. Automatización básica para tareas simples y rudimentarias. El objetivo es la digitalización y conexión entre islas de datos.
2. Automatización de procesos en busca de productividad y eficiencia. En el horizonte se encuentra obtener insights, y este nivel es el que se corresponde con la BPA.
3. Automatización de integración, que persigue imitar las tareas humanas en cierta forma, y donde se incluye la automatización de procesos robóticos (RPA).
4. Automatización con IA, es el nivel más avanzado y el estándar actual del mercado. Consiste en la evolución de la BPA al combinarla con la Inteligencia Artificial (IA). Gracias a las APIs, las herramientas de automatización ya no solo ejecutan reglas fijas y repetitivas, sino que son capaces de analizar datos complejos en tiempo real. Esto permite delegar en el software tareas que antes requerían intervención humana, como la lectura inteligente de facturas escaneadas, la clasificación automática de consultas de clientes o la detección predictiva de anomalías financieras.

¿Qué procesos se pueden automatizar? Ejemplos de automatización de procesos

Cuando se habla de automatizar procesos es necesario desmigar, para cada puesto de trabajo y habilidades, cada una de las tareas que realizan los trabajadores. Por ejemplo, ‘contestar al teléfono’, ‘escuchar’ y ‘transcribir’ son tres procesos diferentes todos ellos necesarios para registrar la información de una llamada. Algunos ejemplos de automatización de procesos son:

Digitalizar documentos

Mediante tecnología como OCR. Esta automatización facilita el trasvase de documentación física a información digital.

Clasificación automática de documentos

Ya sea de forma rígida (por ejemplo, por nombre o tipo), mediante información presente dentro del documento como alguna fecha, o de forma contextual, ‘entendiendo’ lo que contiene.

Autocompletar campos

En función de otros campos o información, como pueda ser el operario que maneja una máquina o la fecha.

Toma de decisiones sencillas

Como por ejemplo que un tipo de software determine qué transportista hará qué ruta de reparto, o cómo cambiará esta al añadir un paquete más, de forma optimizada. Este es un ejemplo de BPA que directamente resulta inviable para los humanos.

Gestión (limitada) de equipos

La BPA puede determinar qué técnico está más capacitado para resolver cierta tarea, aprendiendo de entregas previas y su índice de errores. En estos casos se automatiza la gestión.

Auto-selección de encargos

En función de su coste-beneficio, por poner alguna métrica. Ante una demanda inviable de ser resuelta por la empresa, esta puede optar aquellos trabajos más rentables.

Gestión de facturas y sus cobros

Mediante software que genere, envíe y archive las facturas, así como verifique el ingreso en cuestión. Hoy en día, este flujo se automatiza por completo conectando el ERP de la empresa con APIs bancarias modernas:

• Conciliación en tiempo real: A través de la API de agregación e información de cuentas (Accounts PSD2), el sistema consulta los movimientos bancarios de forma automática, eliminando la tarea manual de descargar archivos Excel para cuadrar los cobros a fin de mes.
• Pagos masivos y desatendidos: Mediante APIs de pagos, el software puede emitir transferencias automáticas a proveedores en el momento exacto en que se aprueba una factura, sin necesidad de entrar a la banca online.
• Validación de seguridad: Antes de ejecutar cualquier pago automático, las APIs de verificación de titularidad de cuenta (Validations) validan instantáneamente si el IBAN de destino corresponde realmente al proveedor registrado, blindando el proceso contra fraudes de suplantación.
• Justificantes: Una vez emitido, descarga o envía al proveedor el justificante oficial del pago de forma automática.

Estrategias de email marketing

En función de campañas previas, de modo que el sistema pueda elegir a quién enviar qué contenido y cuándo resulta óptimo.

Atención al cliente mediante chatbots

Con las dudas más frecuentes, hoy en día estos sistemas se apoyan en Inteligencia Artificial generativa y modelos extensos de lenguaje (LLM) para comprender información no estructurada y ofrecer respuestas mucho más fluidas, aunque dando siempre la posibilidad de conectar con una persona

Preselección en recursos humanos

Mediante software que ayude a clasificar cartas de presentación. Como con los chatbots, aquí seguirá siendo necesaria la mano humana.

Los grandes beneficios de automatizar procesos de negocio

La automatización de procesos empresariales aporta ventajas competitivas de importancia, entre las que se tienen:

• Mejora de la productividad y la eficiencia en los procesos, reduciendo de forma notable el tiempo y esfuerzo dedicado a ciertas actividades manuales.
• Reducción al mínimo de los errores y sus costes asociados al ser imposible, por poner un ejemplo concreto muy humano, que un 0 se confunda con una O.
• Reducción de los riesgos operativos al poder validar, contra una fuente fiable y en tiempo real, datos críticos para tus operaciones.
• Mejora de la disponibilidad dado que el sistema puede trabajar 24/7, ser escalable y responder de forma inmediata a la demanda.
• Posible mejora en la toma de decisiones al contar con información más relevante.
• Posible mejora de la satisfacción del cliente, al aportarle un servicio más rápido, económico y fiable.

La automatización de procesos empresariales es una herramienta poderosa para mejorar la competitividad y la innovación de una organización. Sin embargo, requiere de una planificación y una implementación adecuadas, así como de un seguimiento y una evaluación constantes.

¿Cómo automatizar procesos empresariales con éxito?

Al igual que ocurre con otros conceptos como la digitalización o el uso de tecnología, antes de automatizar procesos empresariales resulta imperativo tener un objetivo claro sobre el papel, a ser posible elaborado en una memoria de proyecto que incluya:

• Las necesidades analizadas con métodos objetivos;
• Las metas finales e intermedias que se esperan alcanzar, a ser posible de forma cuantitativa;
• Algún tipo de hoja de ruta, no necesariamente rígida, sobre los pasos a seguir, estableciendo prioridades;
• En ella, incluir pasos sobre la formación y capacitación de empleados, definición de roles y alcances;
• Conformar un presupuesto para abordar la transformación;
• Diseñar un método de evaluación de los resultados, si es posible uno por cada meta y fase de aplicación, para poder realizar correcciones.

Pasos para implantar una BPA

Una pequeña guía para automatizar procesos de negocio con éxito podría incluir los siguientes pasos:

1. Identificar los procesos que se pueden automatizar

Al analizar los flujos de trabajo, detectar aquellas actividades que consumen más tiempo o generan más problemas.

2. Elegir la tecnología que mejor se adapte al proceso

 No todos los BPA son iguales. Algunos se integran mejor con el software de gestión integrada (ERP) y el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), otros están diseñados para la robótica de procesos (RPA), algunas funcionan mediante APIs, etc.

3. Diseñar el nuevo plan de trabajo digitalizado/automatizado

Se debe realizar un plan de pruebas y escalado, de capacitación y de seguimiento para garantizar su correcto funcionamiento.

4. Una vez implantado, evaluar los resultados

Toca responder sobre la tecnología implantada. ¿Hay que cambiarla? ¿Desescalarla hasta corregir fricciones? ¿Darle el impulso final?

Cómo automatizar procesos a través de APIs

¿Pueden ayudar las APIs a automatizar procesos de negocio como los que se han visto en este artículo? Lo cierto es que son herramientas ideales para la automatización de procesos que involucran múltiples sistemas, servicios o plataformas, ya que eliminan la necesidad de realizar tareas manuales o repetitivas.

Las APIs se pueden usar para la automatización de procesos, desde integrar datos de diferentes fuentes a automatizar tareas de marketing, administrativas o de captación de clientes. 

Algunos ejemplos de este tipo de APIs lo vemos en BBVA API_Market, donde se tienen herramientas que permiten al cliente consultar los saldos y movimientos de sus cuentas en tiempo real (Reconciliation) o confirmar la titularidad de una cuenta de proveedor (Validations).

Cada una de las APIs pueden funcionar de forma autónoma y aislada, o hacerlo de manera conjunta e integrada en diferentes sistemas del cliente. Esta opción, claro, es la más recomendable para aprovechar el potencial de esta tecnología de cara a la automatización.

A día de hoy, el verdadero motor de la automatización empresarial es la integración mediante APIs: la capacidad de conectar de manera modular el software de un negocio con servicios avanzados de terceros (como bancos o plataformas de IA) de forma totalmente invisible.